业务文件依据：《福建医科大学干部人事档案管理办法》（闽医大委〔2024〕104号）

（一）哪些情况下可以查阅人事档案？

答：因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅干部人事档案：

1.政治审查、发展党员、党员教育、党员管理、党员组织关系接收等；

2.干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、退休、社会保险、治丧等；

3.人才引进、培养、评选、推送等；

4.巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；

5.经具有干部管理权限的党委批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等；

6.干部日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题等；

7.其他因工作需要利用的事项。干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关个人合法权益保障的事项，可以按照有关规定提请组织人事部门审批查阅。复制、摘录的档案材料，应当按照有关要求管理和使用。

（二）查阅人事档案需要准备哪些材料？

答：根据不同申请类型准备材料：

1.个人申请：身份证、护照等有效证件原件及复印件。

2.校内部门申请：《福建医科大学干部人事档案查阅审批表（校内人员使用）》（需单位负责人签字并加盖公章）。

3.校外单位申请：查档介绍信、《福建医科大学干部人事档案查阅审批表（校外人员使用）》。

（四）查阅人事档案具体流程是什么？

答：查阅人事档案按以下流程进行：

1.提交申请

填写《福建医科大学干部人事档案查阅审批表》，注明查阅对象、查阅人员、用途及范围、查阅内容、利用形式，单位负责人签字后加盖公章

2.登记与审核

根据干部管理权限，查阅在职处、科级干部人事档案需经组织部负责人审批同意后方可查阅；查阅其他人员干部人事档案需经人事处负责人审批同意后方可查阅。

3.现场查阅

在指定的阅档室进行查阅，不得携出档案。仅可查阅审批内容，严禁涂改、圈划、拍摄或复制材料（特殊需求需提前申请）。

4.复制与摘抄

对于需要复制或摘录档案信息的，需说明用途，经审核后加盖“此件系原件复印，仅限于XX使用，再次复印无效”章及人事处章。摘抄仅可用笔纸记录，不得转借或泄露内容。

（五）查阅人事档案时需要注意哪些事项？

答：查阅人事档案主要有以下几项注意事项：

1.查阅干部人事档案应当2人及以上，且系中共党员和查阅单位干部。

2.任何人不得查（借）阅本人及其直系亲属的干部人事档案。

3.查（借）阅干部人事档案的单位或个人，不得擅自拍摄、复制档案内容。确因工作需要，在征得人事档案管理部门同意后，由人事档案工作人员提供复印件。

4.查（借）阅干部人事档案时，不得在档案材料上涂改、圈划，不得撕毁、抽取、撤换、污损档案材料；凡未经人事档案工作人员审核同意，任何人不得私自将未形成的正式档案材料或未经审核归档的其他材料装入档案袋内。

5.查（借）阅干部人事档案时，查阅人应遵守有关规定，严守秘密，不得将档案材料的内容向无关人员泄露或擅自向外散布。

6.查阅人不得通过电话委托人事档案工作人员代查档案。

7.在规定时限内查阅。